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延庆县康庄中心小学数码照片档案管理办法
第一条 为了加强我中心数码照片档案的管理，根据国家标准、《延庆县数码照片档案管理办法》及延庆县教委的相关指示精神，结合我中心实际，特制定本办法。
第二条 数码照片档案是指我中心在各种教育教学活动中运用数码影像技术与计算机技术形成的，以静态图像为主要反映方式的具有保存价值的历史记录。
第三条 数码照片档案的归档范围按照片档案管理的有关规定执行。
第四条 我中心的数码照片的整理与归档工作由各部门负责人与本部门数码照片的形成者共同承担，按照《延庆县康庄中心小学数码照片档案管理办法》具体要求完成。
第五条 数码照片档案的整理要求：
一、我中心各部门要遵守《康庄小学数码照片档案管理制度》。（《康庄小学数码照片档案管理制度》，另附。）档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性，在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，保证这一新型载体档案的完整与安全。
二、单张数码照片文件分辨率应在1280x960以上，数码照片的存储格式应为“．JPG”格式。
三、数码照片形成部门要指定专人负责数码照片档案的管理。在每次拍摄工作完成后，由摄影人及时将数码相机存储卡上的数据转存到本部门指定的专用计算机内。并通过筛选，对确定属于归档范围的数码照片，进行分类、整理，并保存在特定文件夹或数据库中。整理要求按照照片内容分组，每次活动所形成的照片为一组，每组照片一个文件夹，并以“．Txt”文本文件格式写出组说明，单张照片以标题形式写出照片说明。组说明要包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，单张照片可简单指明照片内容。整理完成后要在一个月内将数码照片移交我中心电教管理员处统一保管。组文件夹题名格式为：目录号――(本组第一张照片的照片号――本组最后一张照片的照片号)+本组简单文字说明。
四、数码照片归档实行双轨制。我单位各部门负责人要在数码照片形成一个月内将本部门数码照片档案数据转交电教室，由我中心电教管理员将其载入供档案管理专用的计算机中，建立专题文件夹或数据库予以保存。同时冲洗出相纸照片归档。冲洗数码照片要求到专门的数码照片彩扩店冲洗出6寸相纸照片。冲洗出的数码照片要插放在照片册中，案卷号格式为：案卷号——光盘号——照片号。
五、按照冲洗出的数码照片整理后所形成的归档号在数码照片电子文件夹的单张照片说明前添加电子归档号，格式为：案卷号一光盘号一照片号+单张照片说明。电脑储存的数码照片和冲洗出的数码照片要一一对应。
六、在全部整理完毕后并进行备份，存储于能够脱机保存的载体上，以防数据丢失。年底统一刻制光盘保存。
第六条 数码照片档案的保存：
一、将鉴定过的数码照片档案刻录到不可擦写光盘上，并按照归档号顺序进行存储。
二、光盘的包装盒上应加贴数码照片档案背景信息登记表(附件一)。注明软件环境及记录格式等内容，以保证数码照片的可读性；数码照片档案登记卡(附件二)，填写全宗名称——“延庆县康庄中心小学”、年度、保管期限、归档号。并对数码文件进行病毒扫描，确保文件的安全性。
三、电教室存储的光盘应一式两套，一套供日常查阅利用，一套封存保管。在电教室存放的数码照片档案自产生之日起满２年的，原则上应该将其移交中心校档案室统一保管使用。
四、保存光盘应符合下列条件：
1．光盘作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。触摸光盘时应带无纺棉质手套，以免在光盘上留下擦痕或其它痕迹。必须用裸手处理光盘时，手指不应触到光盘的反射面。
2．光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回包装物中。如光盘有污渍、尘埃或指印，可用擦拭照相机镜头的棉纸或软刷轻轻除去。
3．光盘平常应放在规范装具内竖立存放，避免挤压。不应弯折、不能堆叠包装，以免光盘彼此依靠产生内在应力造成弯曲、变形、划伤等永久性损害。
4．光盘帖应粘贴在光盘上，不能直接在光盘上写字或粘贴标记。
5．保持存放环境清洁。存放光盘要注意防尘并与有害气体、强紫外光隔离，还要注意保持一定的环境温湿度(环境温度选定范围：17℃一20℃，相对湿度选定范围：35％一45％)。
6．对数码照片档案涉及的计算机等设备和软件使用情况、更新情况要定期进行检查，保持读取设备或软件的可用性。同时，对光盘存贮的信息进行及时复制和迁移(原载体保留时间不少于3年)。
第七条 我中心数码照片的统一归档、保存与管理工作由本中心电教管理员（罗桂书）负责完成，档案员协助。
第八条 本管理办法自２００８年１月１日起执行。
注：因上级档案部门目前尚未给我单位分配全宗号，所以，在管理数码照片过程中可以暂时不体现该项内容。
延庆县康庄中心小学
2007年12月31日
附件一：
数码照片档案背景信息登记表
附件二：
数码照片档案登记卡
注：加贴于数码照片光盘包装盒
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